Бизнесийн бүх салбар ямар нэгэн хэмжээгээр өөрсдийн бизнес процессууд болон мэдээллийн хяналт, хамгаалалт, найдвартай ажиллагааг бүх түвшинд сайжруулах, ажлын бүтээмжээ дээшлүүлэх, үргүй зардлуудаа бууруулах, хүний хүчин зүйлсээс шалтгаалсан алдааг бууруулах зорилгоор мэдээллийн технологийг амин чухал хэрэгсэл болгон ашиглаж байна. Бизнес, үйл ажиллагаагаа амжилттай явуулахын тулд түүхий эд, хөрөнгө санхүү, тоног төхөөрөмж, худалдан авагч, бэлтгэн нийлүүлэгч, ажилтнууд, бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ зэрэг бүх нөөц, оролцогч талуудын оновчтой, уялдаа холбоотой зохицуулалтыг удирдах боломж бүхий програм хангамжийг ашиглах нь чухал юм.
Тэгвэл энэхүү хэрэгцээг хангах зорилгоор мэдээллийн технологийн цогц шийдлийг нийлүүлэгч Ай Ти Зон компани байгууллагын нөөц төлөвлөлтийн GreenERP системийг боловсруулан харилцагчиддаа нийлүүлж эхэлжээ. Green ERP систем нь дотроо таван дэд системтэй. Үүнд: Нийлүүлэлт хангамж, Санхүү, Хүний нөөц, Үйлдвэрлэл, Харилцагчтай түншлэх гэсэн байгууллагуудад нэн шаардлагатай байдаг 5 дэд системийг багтаасан юм байна.
Энэ дугаартаа бид Green ERP системийн Нийлүүлэлт хангамжийн системийн талаар танилцуулахаар Ай Ти Зон компанийн ERP албаны системийн мэргэжилтэн Г.Болорцэцэг болонэнэхүү системийн хэрэглэгч байгууллага болох MCS Property компанийн Хангамжийн ахлах ажилтан С.Ганзориг нартай ярилцсан ярилцлагыг хүргэж байна.
Аж ахуй нэгжүүд хөгжихийн хэрээр Байгууллагын нөөц төлөвлөлтийн систем буюу ERP-ийн талаар ярих болжээ. Тиймээс ERP гэж ер нь юу болох, манай улсад хэрхэн нэвтэрч буй талаар яривал?
Ай Ти Зон компанийн ERP албаны системийн мэргэжилтэн Г.Болорцэцэг: Асар хурдтай хувьсан өөрчлөгдөж байгаа өнөөгийн зах зээлд байгууллагууд байр сууриа тогтвортой хадгалан өсч хөгжих, өрсөлдөх чадвараа дээшлүүлэн бусдаас түрүүлж алхахын тулд дотоод нөөц бололцоогоо оновчтой төлөвлөж, зөвудирдах зайлшгүй шаардлагатай болсон.
Дотоод нөөцийнхөө удирдлагыг хэрхэн хийж байгаагаас цаашдын үйл ажиллагаа нь хамаарах болсон тул Enterprise Resource Planning /ERP/ буюу Байгууллагын нөөц төлөвлөлтийн нэгдсэн систем гэх ойлголт хөгжиж эхэлсэн бөгөөд 1990-ээд оноос дэлхий нийтээр нэг ойлголтод хүрч, эрчимтэй ашиглаж эхэлсэн байгаа. Энэ систем нь санхүү, борлуулалт, хүний нөөц зэрэг байгууллагын үндсэн хэлтсүүдийн үйл ажиллагааг нэг системд холбон автоматжуулснаармэдээллийн давхардалгүй нэгдсэн санг бий болгон, бүх түвшинд шуурхай, бодит мэдээ тайланг цаг хугацаанд нь хүргэн, нөөцийг зөв зохистой, ашигтай төлөвлөж, удирдах боломжийг олгодгоороо онцлогтой.
Манай улсын хувьд 2006, 2007 оноос байгууллагын нөөц төлөвлөлтийн системийн тухай ойлголт яригдаж эхэлсэн ба одооноос компаниуд энэ програмын талаар илүү их мэддэг болсон төдийгүйхэрэглэх хандлагатай болж байна. Бид энэхүү цогц системийн Нийлүүлэлт хангамжийн системийг 2011 онд боловсруулж дуусгаад одоогийн байдлаар Юнител, MCS Property компаниудад нэвтрүүлээд байна.
Нийлүүлэлт хангамжийн системийн давуу талыг танилцуулбал?Нийлүүлэлт хангамжийн систем нь ERP дотроо хамгийн эхэлж яригддаг нь зах зээлийн хэрэгцээтэй холбоотой. Худалдан авалт хийдэг аль ч салбарын байгууллагад энэ систем үйл ажиллагааг нь асар их хөнгөвчилдөг. Систем нь дотроо Бараа материал, Худалдан авалт гэсэн хоёр дэд модультай ба тухайн байгууллагын худалдан авалтын төлөвлөгөө гаргах, бараа материал хадгалах, хянах үйл ажиллагаагааг илүү зохион байгуулалттай, системтэй болгох юм.
Худалдан авалтын хүсэлт, нийлүүлэгч сонгох, захиалга үүсгэх, хянах, тээвэрлэлт болон бараа хүлээн авах зэрэг бүхий л үйл явцыг компьютерээсээ төдийгүй гар утаснаасаа хийж, хянах боломж бүрдэнэ. Компанийн үйл ажиллагаа хаанаа жигд хэвийн өрнөж, бас хаанаа удааширч буйг удирдлага болон холбогдох менежерүүд нэг цонхноос хянах боломжтой болох тул удирдлага асуудлыг хайж цаг алдалгүй зөвхөн бизнесээ урагшлуулах тухайд илүү анхаарах болно. Нийлүүлэлт хангамжийн бүх үйл ажиллагаа жигд, дэс дараатай горимоор хурдан, үр ашигтай болж ирэх ба бараа материалыг бүртгэх, категориудад оруулахталдаа маш их ахиц авчирна. Бидний ярьж буй энэ бүх үйлдлийн заримыг нь дотоодын компаниуд маань нэлээд их бичиг цаастай “ноцолдож”маш их цаг алдаж хийж болно. Гэхдээ шуудхан харж, хянах ямар ч боломжгүй. Дээр нь компанийн холбогдох албадын хэн бүхэнд энэ нь тодорхой ойлгомжтой байж чаддаггүй. Харин Нийлүүлэлт хангамжийн систем энэ бүхнийг хялбарчилснаараа компанийн үйл ажиллагаагил тод, шуурхай, үр ашигтай төдийгүй тогтвортой болгох юм.
ERP-ийг тухайн сонирхсон компанид хэрхэн нэвтрүүлдэг вэ?Энэ бол бидний үйл ажиллагааны маш чухал үе шат. Манай систем хариуцсан баг тухайн харилцагч компанийн холбогдох хэлтсийн мэргэжилтнүүдтэй хамтран баг болж нэвтрүүлэлтийн ажлыг хийдэг. Энэ хүрээнд голчлон ажилтнуудад сургалт явуулж, систем дээр мэргэшүүлэх ба бизнесийн тодорхой зарчим, шийдлийн талаар мөн зөвлөгөө өгдөг. Манай бүтээгдэхүүн Windows үйлдлийн систем шиг шинэчлэгдэн сайжирч явах тул шинэ хувилбар гарвал харилцагч нар маань update хийгээд ашиглаад явах юм.
Шинэчлэлийн хувьд тодорхой жишээ дурдвал?Бид одоо нийлүүлэгчийн портал хийхээр ажиллаж байна. Ингэснээр тухайн компанийн нийлүүлэгч байгууллага энэхүү порталыг ашиглан бизнесийн саналаа илгээх юм. Энэ үйл явц нийлүүлэгч болон захиалагч хоёр байгууллагын үйл ажиллагааг бүр хялбар, үр ашигтай болгоно гэж харж байна.
ERP-ийг худалдан авахад тодорхой өртөгтэй байх нь ойлгомжтой. Энэ зардлыг байгууллага гаргаад тэрнээс өндөр үр дүн, ашиг олж авахаа хэрхэн мэдэх вэ?Бидний боловсруулсан Green ERP, тэр дундаа Нийлүүлэлт хангамжийн систем нь худалдан авалт хийдэг компани бүрт хэрэгцээтэй гэдэг нь тодорхой. Системийг авч ашиглах нь хямдхан гэж хэлэхгүй. Ашиг болоод хэмнэлтийг нь ч мөн шууд тооцоод гаргачихгүй. Системийг нэвтрүүлснээс хойш дор хаяж хоёр жилийн дараа үйл ажиллагааны үр дүн, байгууллагын соёлд гарсан эерэг нөлөөгөөр үр ашгууд нь харагдаж эхэлнэ. Энэ бол урт хугацааны хөрөнгө оруулалт бөгөөд тухайн байгууллагын хөгжлийн түвшингмөн илтгэх юм. Компани байгуулагдаад хэрхэн мөнгө хийх тухай эхлээд боддог бол хөгжлийн явцдаа хэрхэн тогтвортой ажиллах тухайд боддог. Бидний санал болгож буй Green ERP нь байгууллагын хөгжлийн нэг чухал хэсэг юм.
Нийлүүлэлт хангамжийн системийг авч ашигласнаар танай компанид ямар давуу тал гарч эхэлсэн бэ?
MCS Property компанийн Хангамжийн ахлах ажилтан С.Ганзориг: Үл хөдлөх хөрөнгө, барилга угсралтын менежментийн чиглэлээр үйл ажиллагаа явуулдаг манай MCS Property компани энэ системийг үйл ажиллагаандаа нэвтрүүлээд жил гаруй хугацаа өнгөрч байна.
Бид бараа материалын худалдан авалт, логистик, ханган нийлүүлэлтийн менежментийн хүрээнд төлөвлөлт хийх, төлөвлөлтийнхөө дагуу худалдан авалт хийж ажлын явцыг хянах, гарч болох эрсдлүүдийг багасгах шаардлага байнга гарч байсан тул энэ системийг сонгож нэвтрүүлсэн. Системийн давуу талуудаас хэлэхэд төлөвлөгөөгөө систем рүүгээ оруулаад түүний дагуу худалдан авалт, бараа материал татах ажлаа хийгээд, тэдгээрийн явц, удаашралыг хянаж, мөн тайлан балансаа нэг команд өгөөд авч байна. Мөн барилга барихад материал маш их нөөцөлж авдаг. Гэтэл барилгын материалын хадгалалтын горим, хугацааг сайтар мөрдөх ёстой байдаг. Бараа материал хадгалалтын хувьд цемент 6 сарын хугацаатай, түүнээс хэтэрвэл чанар нь муудна. Цавуу бас адил. Энэ системийг ашигласнаар бараа материалын авсан хугацаа, хадгалах хугацааг оруулахад л системээс автоматаар хугацааны алерт мессежээр ирж сануулж байна.
Бид энэхүү системийг анх Buddha Vista төсөлдөө туршилтын байдлаар нэвтрүүлж байсан бол одоо барилгын бүх төслүүд дээр ашиглаж байгаа.
Яагаад Ай Ти Зон компанийг сонгох болов?Аливаа байгууллагын хангамжийн албанд “захиалсан бараа материалыгавсангүй”, “манайд энэ материал дутаад байна” гэсэн гомдол бусад алба газраас ирдэг. Угтаа хангамжийн алба цаг цагт нь ажлаа хийж, худалдан авалт, захиалгаа хийхээр ажилладаг ч санхүү, удирдлагын зөвшөөрөл болон бусад олон хүчин зүйлээс хамааран удааширч улмаар муу нэр зүүх нь бий. Манай компанийн хангамжийн албанд ч энэ асуудал үүсч байсан. Дээр нь хэт их бараа материал захиалан авчирч, тэр нь төсөл дууссан хойно нөөцийн илүүдэл болох, мөнгө түгжих тохиолдол нэлээд гардаг. Иймд бид энэ чиглэлийн системийг нэвтрүүлье гэж шийдээд хэд хэдэн компаниас үнийн санал авсан. Тэр дунд Ай Ти Зон компани системийн шийдлүүд нэвтрүүлэх тал дээр олон жилийн туршлагатай, инженерингийн том багтай, хариуцлагатай, бас дээр нь тогтвортой үйл ажиллагаараа танигдсан байсантул бид сонгосон.
Бидний цаашдын үйл ажиллагаанд энэ системийн давуу тал илүү их мэдрэгдэнэ гэж бодож байна. Хуучин бид өдөр бүр захиалга хийдэг, тайлан төлөвлөгөөн дээрээ их цаг зарцуулдаг байсан бол одоо бараа материалын нарийн бүртгэлтэй, системтэй, тайлан төлөвлөгөөгөө хялбар гаргаж үйл ажиллагаа маань нэг ёсондоо стандартчлагдлаа. Бид цаг хугацаа хэмнэхийн хэрээр бүтээмжээ нэмэгдүүлж байгаа нь зардал хэмнэж, ашгаа нэмэгдүүлж байгаатай “агаар нэг” юм. Бид энэхүү системийн үр ашгийг мөнгөн дүнгээр хэмжих аргагүй ч энэ бол цаанаа маш том хэмнэлт,үр ашиг, дэвшил авчирч байгаа юм.
Ай Ти Зон компанийн ERP албаны системийн мэргэжилтэн Г.Болорцэцэг: Асар хурдтай хувьсан өөрчлөгдөж байгаа өнөөгийн зах зээлд байгууллагууд байр сууриа тогтвортой хадгалан өсч хөгжих, өрсөлдөх чадвараа дээшлүүлэн бусдаас түрүүлж алхахын тулд дотоод нөөц бололцоогоо оновчтой төлөвлөж, зөвудирдах зайлшгүй шаардлагатай болсон.
MCS Property компанийн Хангамжийн ахлах ажилтан С.Ганзориг: Үл хөдлөх хөрөнгө, барилга угсралтын менежментийн чиглэлээр үйл ажиллагаа явуулдаг манай MCS Property компани энэ системийг үйл ажиллагаандаа нэвтрүүлээд жил гаруй хугацаа өнгөрч байна.